会計事務所のための業務改善ソリューションを提案

kintone働き方改革研究会

運営:株式会社エフアンドエム(サイボウズ株式会社 オフィシャルパートナー)

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確定申告業務をITツールの導入により効率化
アルバイトの方々が9割がたの業務を遂行できる仕組み作りに成功

こんな状況になっていませんか?

  • 確定申告の管理は各担当者がそれぞれ自分で作成したExcelで管理しており、事務所全体の進捗状況が分からない
  • 預り書類管理・進捗管理・問合せ履歴管理などそれぞれの管理のためのExcelが山ほどあり、更新が面倒
  • お客様の情報は各担当者だけが管理しているので、担当者が外出中だと誰も対応ができない
  • 確定申告時期は各担当者が手一杯になり、担当している顧問先へのフォローが疎かになりがちである
  • 繁忙期のため、認定支援機関として対応していきたい補助金業務などに着手する時間が取れない

kintoneの導入から、課題解決までの流れ

お問合せからサービス提供開始までの流れをご説明いたします。

進捗管理で使っているExcel

現在の管理方法を職員からヒアリング

各担当者によって、管理の仕方がバラバラな可能性も

一度、各担当者から管理方法の確認と現状のやり方で起こる問題などもヒアリングを

一見ただのExcelと変わらないように
見えるが・・・

kintoneに顧客情報の取り込み
と必要なアプリを作成

現在、Excelで各担当者が抱えている企業情報をそのまま

kintoneに流し込み。一見今までのExcelと変わらないように

感じるが、クラウド上にデータが保存され、所内の誰もが

閲覧・更新が出来る状況に

また、管理のために必要と思われるアプリを構築

 

仕事用のスマートフォンを貸与

今や、PCと同じレベルの作業が可能なスマートフォン。

外出中でも、事務所内に居るのと同じように仕事をする上で

業務用のスマートフォンを持っておくことは必須です。

監査担当者全員にスマートフォンを貸与し、

・所外からの社内担当者へのタスク依頼

・所内に掛かってくる電話への対応

・事務所全体の進捗状況の確認

これらの業務を場所を選ばずに対応できる仕組みを構築

kintone導入後の事務所の反響

情報の一元管理

問合せ対応が迅速に

所内の誰もが顧客情報を共有できるので電話を取った人が9割程の問合せ内容にその場で回答できるようになった。

また、担当者が社外に居ても、貸与しているスマホにタスクを飛ばせば迅速に対応ができるようになり、結果例年の倍以上の早さで確定申告業務を完結することができた。

進捗状況の見える化

チームワークが向上

各担当者の進捗状況がリアルタイムで分かるので、進捗が遅れている職員へ早めにサポートに入ることが出来るようになり、事務所全体で進捗を進めることができた。

また、企業情報も共有しているので誰でも顧客対応できる状況となり、急な休みにも問題なく対処できるようになった。

業務の標準化

2,3月が繁忙期でなくなった

今までは、担当している監査担当でなければ顧客対応ができなかったが、kintoneを導入し、誰でも同じ作業ができる仕組みができたので、パートの方々に依頼できる業務が増え、その分法人企業向けの対応や補助金対応に時間を割くことができるようになった。

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